GESTIONE DEL CICLO ATTIVO
Utilizzando gli spool di stampa in formato ASCII ed AS/400 generati dalle diverse applicazioni, è possibile archiviare in maniera automatica i documenti in essi contenuti. Le chiavi di archiviazione sono prese automaticamente dall'interno dei documenti, evitandone l'indicizzazione manuale e rendendo la procedura semplice e rapida!
E' possibile inoltre associare ad ogni tipo di documento l'immagine del modulo su cui viene normalmente stampato. In questo maniera, quando si richiede la consultazione di un documento, viene presentata l'immagine del documento realmente stampato, formata cioè dal modulo sul quale sono sovrapposte le informazioni contenute nel documento specifico. I documenti archiviati possono essere inviati direttamente via email o essere processati da sistemi di fatturazione elettronica senza produrre carta inutile.
Si può addirittura fare in modo che il contenuto testuale delle pagine sia indicizzato totalmente, così da poter effettuare delle ricerche anche sul contenuto dei documenti e non solo sui campi chiave di archiviazione!
E' inoltre possibile implementare processi di conservazione sostitutiva sui documenti senza stampare un solo foglio di carta.
GESTIONE DEL CICLO PASSIVO
E' stato calcolato che il costo di gestione di una fattura fornitori (ricevimento, controllo, contabilizzazione pagamenti, gestione archivio) si aggira intorno ai 17 Euro. Moltiplicando questa cifra per il numero di documenti gestiti giornalmente si evince che in un lungo periodo di tempo, il costo di gestione sia considerevole.
La ns soluzione, altamente performante, garantisce la massima affidabilità ed integrazione con i sistemi informativi aziendali offrendo:
- Elaborazione e pulizia delle immagini acquisite;
- Identificazione automatica delle fatture dei vari fornitori e instradamento automatico nel workflow aziendale;
- Acquisizione delle informazioni tramite tecnologie "Free-Form" ed esportazione dei dati in qualsiasi formato;
- Creazione di file immagine, in formato TIFF/PDF.
- Consultazione dei documenti in tempo reale.
GESTIONE DEL CICLO PASSIVO E INTEGRAZIONE CON I SOFTWARE GESTIONALI
L'inserimento dei dati contabili nei sistemi informativi rappresenta un collo di bottiglia per i processi aziendali in particolar modo quando il numero di documenti è elevato. Da questa esigenza nasce Universal Document Manager, un software che, collegato a programmi gestionali, permette di aggiungervi funzionalità di archiviazione elettronica dei documenti.
Si può collegare a programmi gestionali funzionanti in stand-alone, in rete o su terminali di un sistema centrale senza modificare in alcun modo il codice sorgente degli stessi: è sufficiente infatti che l' applicazione utilizzi un' interfaccia a caratteri o che utilizzi un emulatore IBM 3270/5250 EHLLAPI compatibile (tipo RUMBA/400 e Personal Communication/400).
Il collegamento viene effettuato esclusivemante a livello visuale così da non interferire in alcun modo con gli archivi e con i dati del programma gestionale.
I dati presentati a video dal programma gestionale possono diventare automaticamente le chiavi di ricerca dei documenti memorizzati nell'archivio, così come i dati immessi nel programma gestionale possono diventare automaticamente le chiavi di archiviazione dei documenti.
Con questo sistema viene evitata l'indicizzazione manuale dei documenti, con notevole risparmio di tempo e con una drastica riduzione della possibilità di errore !
