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L'archiviazione ottica dei documenti rende possibile la conservazione nel tempo di qualsiasi tipo di documento sia esso cartaceo o informatico, garantendone la validità legale, oltre che l’integrità e la perfetta leggibilità. Si tratta di quel particolare processo informatico che partendo da documenti in formato cartaceo ne genera una "fotocopia" in digitale utilizzando dei dispositivi di acquisizione (scanner). I documenti ottenuti, unitamente ad altri documenti già creati tramite supporto informatico (documenti di testo, fogli elettronici, immagini, etc.), saranno poi sottoposti ad un procedimento di legalizzazione utilizzando strumenti quali la firma digit ale e la marca temporale, che ne attestano un pieno valore legale.

L'obiettivo che ci si pone è quindi la conservazione sostitutiva dei documenti ovvero l'eliminazione di tutti i supporti cartacei in modo da avere una informazione sempre disponibile e condivisa. In particolare nelle aziende e nella Pubblica Amministrazione. Il processo di conservazione è regolato da specifiche regole normative, che prevedono l’affidamento delle procedure ad un Responsabile della Conservazione.

I nostri Servizi

Il servizio da noi offerto prevede, oltra alla fornitura del software per la realizzazione delle operazioni precedentemente descritte, anche  la  disponibilità ad assumere l’incarico di Responsabile della conservazione e alla redazione del Manuale della Conservazione, liberando il Cliente da tutti gli oneri previsti. Gli obblighi del Responsabile sono:

• la definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione, in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici)
• l’organizzazione del contenuto dei supporti ottici
• la gestione delle procedure di sicurezza e tracciabilità per la corretta conservazione e la successiva esibizione del documento conservato
• la gestione delle procedure di archiviazione. Deve inoltre rendere disponibili, relativamente ad ogni supporto, la descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti, l'indicazione delle copie di sicurezza, gli estremi identificativi del responsabile della conservazione o di eventuali persone delegate.

Infine, alla luce del decreto legge 185/2008 e successivi, si alleggerisce la complessità del processo di conservazione, limitando l'intervento del notaio (o del pubblico ufficiale). Infatti, per conferire validità giuridica alla copia di un documento originale unico è sufficiente che la conformità all'originale sia assicurata da chi lo detiene mediante l'utilizzo della propria firma digitale (Si attendono chiarimenti sul soggetto "detentore", che in prima analisi potrebbe essere il Responsabile dellaCorservazione). Solo per particolari tipologie di documenti originali unici è richiesta la presenza del notaio, quali ad esempio documenti di rilievo storico e artistico.

I benefici della conservazione sostitutiva

La procedura  presenta notevoli benefici sia per Enti e Aziende che producono elevate quantità di documenti fiscalmente rilevanti che devono essere, a norma di legge, conservati per più anni, che per chiunque desideri uno strumento facile e veloce  per gestire i propri documenti.

	Abbattimento dei costi di gestione legati ai documenti;
	Riduzione degli spazi dedicati all' archivio;
	Riservatezza e la sicurezza degli archivi garantita dalle particolarità del ns software
	Inalterabilità dei documenti: niente perdite accidentali o dolose di documenti, niente più documenti sbiaditi, strappati o macchiati.
	Condivisione istantanea dei documenti e ufficio senza carta:
	Aumento della produttivià: eliminazione di tempi morti dedicati alla ricerca, fotocopie, trasmissione via fax...etc
	Miglioramento dell' immagine aziendale: risposte sempre pronte e certe, in qualsiasi momento.

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