ProtArchIter  è il nuovo applicativo integrato di Protocollo Informatico, Archiviazione Ottica e Work-Flow con  interfaccia web based, utilizzabile anche in modalità ASP.

Perr utilizzarlo è sufficiente  disporre di un client dotato di browser html, ad esempio Internet Explorer, senza dover installare nulla localmente!

E' sufficiente richiedere all'amministratore del sistema l'indirizzo da digitare nella barra del browser ed i dati del proprio account per cominciare a lavorare.

Funzionalità del sistema

Con un semplice click del mouse è possibile, dalla finestra principale del sistema,  accedere a tutte le funzionalità, selezionando tra le sezioni : accesso, rubrica, protocollo, documenti, fascicoli, workflow, utenti. Di seguito si riportano le caratteristiche principali messe a disposizione dell'utente nelle varie  sezioni.

Sezione Accesso

Questa sezione consente di accedere all'applicazione e di gestire le autorizzazioni degli utenti, che si collegano attraverso una finestra di login.

Sezione Rubrica

Questa sezione consente di gestire le anagrafiche, inserendo nuovi contatti nella rubrica. Per ogni nuova anagrafica il sistema garantisce l'inserimento dei riferimenti,  la loro modifica o cancellazione. E' inoltre possibile consultare la rubrica, ricercando i contatti con l'inserimento anche solo  di pochi caratteri nel nome/cognome/ ragione sociale, o estendere la ricerca a tutti i campi anagrafici.

E' possibile inoltre consultare le schede più usate con un semplice click del mouse nell'area Usati di recente.

Sezione Protocollo

In questa sezione sono presenti tutte le caratteristiche proprie di un protocollo informatico. Nella finestra di inserimento di un nuovo protocollo è possibile digitare  tutte le informazioni associabili al protocollo stesso, ad eccezione  del numero di protocollo e della data, che si valorizzano in automatico, mentre la classificazione avviene selezionando da opportuni valori.

Attraverso il comando Cerca delle sezione protocollo viene visualizzata una nuova finestra che consente di utilizzare tutti i criteri di selezione che si ritiene opportuno, producendo un elenco dei protocolli che soddisfano i criteri impostati, e con un semplice click del mouse è possibile visualizzare i documenti che soddisfano la ricerca.

E' gestito l'annullamento del protocollo, la creazione del giornale di protocollo in formato html (individuando il periodo di interesse cui si deve riferire il giornale).

E' inoltre possibile effettuare una gestione del titolario, che consente di caricare  e manutenere il titolario di classificazione utilizzato per la protocollazione dei documenti e la visualizzazione della struttura gerarchica ad albero. E' possibile inoltre consultare le schede più usate con un semplice click del mouse nell'area Usati di recente.

Sezione Documenti

Questa sezione consente di interagire con i documenti. E' possibile inserirne di nuovi (digitando la descrizione del documento e scegliendo il file da associarvi, selezionandolo  da uno già presente sul server o effettuando l'upload di un nuovo file). E' inoltre possibile spostare un file locale sul server, in modo da permetterne l'archiviazione.

E' consentita inoltre la ricerca dei documenti, la modifica, l'eliminazione. Un'importante funzionalità consente inoltre di associare un documento ad un protocollo o, in modo analogo, è permesso di separare  un documento dal protocollo.

E' possibile inoltre consultare i documenti più usati con un semplice click del mouse nell'area Usati di recente.

Sezione Fascicoli

Sono previste le funzionalità che consentono di interagire con i fascicoli. In particolare, è possibile digitare la descrizione del fascicolo e associarvi dei documenti già inseriti nel sistema; aggiungere un documento ad un fascicolo esistente, cerca un fascicolo, modificarlo o eliminarlo.

E' possibile inoltre consultare i fascicoli più usati con un semplice click del mouse nell'area Usati di recente.

Sezione Workflow

Questa sezione contiene i comandi che consentono di interagire con il workflow. E' possibile infatti creare un nuovo processo selezionando il tipo di iter da istanziare, digitandone  una descrizione, selezionando l'assegnatario ed associandovi uno o più fascicoli di documenti ad esso afferenti.

Il sistema mette inoltre a  disposizione la possibilità di ricercare un procedimento, utilizzando il criterio di selezione che si ritiene più opportuno e poi di visualizzare il procedimento di interesse.

E' consentito inoltre modificare o  eliminare un procedimento. Inoltre, mediante la funzione Gestione Iter, che consente di definire e manutenere  gli iter utilizzati nel workflow, gestendone le azioni.

Come in ogni software di workflow, è possibile visualizzare le attività in attesa di esecuzione, in ordine di priorità, dalla più urgente a quella meno urgente, consentendo di visualizzarne le schede con un semplice click per la loro esecuzione.

Sezione Utenti

E' consentito inserire un nuovo utente, specificandone nome, password, abilitazioni e riferimento al contatto che rappresenta l'utente già inserito in rubrica; quindi, una volta inserito, il sistema ne consente anche la ricerca e l'eventuale modifica o cancellazione.

Non ultima per importanza è la funzionalità che consente di  manutenere l'organigramma utilizzato nel workflow, visualizzando utenti e ruoli.

Caratteristiche tecniche

Il sistema integrato di protocollazione, archiviazione ottica e workflow è costituito da un'architettura a tre livelli, che prevede  tre moduli dedicati all'interfaccia utente, alla logica funzione (business logic) ed alla gestione dei dati persistenti.

Il software client utilizza un browser internet standard, che si  interfaccia mediante il protocollo HTTP all'application server.

Il browser scelto è Internet Explorer, che risulta essere il più diffuso e già installato ed integrato con il sistema operativo, consentendo di non installare nulla sul PC dell'utente finale, qualora la soluzione sia fruita in modalità ASP (Application Service Provider).

Il database server a corredo dell'applicazione è Firebird, database solido e performante, anche se  il software può essere utilizzato con qualsiasi tipo di database.

Requisiti software

Il Client non ha nessun requisito specifico da soddisfare, tranne che per il sistema operativo Windows;

L'Application Server  deve possedere  sistema operativo Windows; Software server FTP, per la gestione di scanner da rete; e componente COM Microsoft Capicom.

Il Database Server, deve possedere, oltre al sistema operativo Windows, anche il database Firebirds 2.1 o sup.

Contattateci per richiedere uno consulenza ed un preventivo in relazione alle vostre esigenze!