Universal Document Manager è un modulo software che, collegato a programmi gestionali, permette di aggiungervi funzionalità di archiviazione elettronica dei documenti.

Si può collegare a programmi gestionali funzionanti in stand-alone, in rete o su terminali di un sistema centrale senza modificare in alcun modo il codice sorgente degli stessi: è sufficiente infatti che l' applicazione utilizzi un' interfaccia a caratteri o che utilizzi un emulatore IBM 3270/5250 EHLLAPI compatibile (tipo RUMBA/400 e Personal Communication/400).

Il collegamento viene effettuato esclusivemante a livello visuale così da non interferire in alcun modo con gli archivi e con i dati del programma gestionale.

I dati immessi nel programma gestionale diventano automaticamente le chiavi di archiviazione dei documenti da inserire negli archivi di Universal Document Manager, così come i dati presentati a video ne diventano automaticamente le chiavi di ricerca.

L' interfaccia di Universal Document Manager si presenta come una piccola barra degli strumenti (toolbar), contenente quattro soli pulsanti, che si affianca alla finestra in cui "gira" il programma gestionale.

Con la sola pressione di un tasto Universal Document Manager, in base a quanto presente sulla schermata del programma gestionale, riconosce un certo contesto, apre il giusto archivio, preleva i dati di identificazione del documento da posizioni prestabilite ed apre il documento corrispondente.

Una volta aperto un documento si possono inserire delle pagine o visualizzare e stampare quelle già esistenti.

Per fare alcuni esempi applicativi, durante l' elaborazione della prima nota è possibile archiviare le immagini delle fatture usando un semplice scanner e senza effettuare complicate operazioni: bastano un paio di click del mouse.... In seguito sarà possibile visualizzare una specifica fattura in tempo reale, senza doverne ricercare il supporto cartaceo!

Cosi come è possibile guardare la fotografia di un articolo di magazzino, magari insieme ad un depliant che ne riporta le caratteristiche, mentre si sta preparando una fattura senza alzarsi dalla propria postazione.

Ed addirittura si possono visualizzare gli ordini di un cliente istantaneamente, mentre gli si sta parlando a telefono.

Insomma, in qualunque contesto del programma gestionale compaiono sullo schermo le chiavi atte ad identificare univocamante un certo documento è possibile collegare Universal Document Manager così da archiviarlo e reperirlo efficacemente.

L' utilizzo di sofisticate tecniche di compressione e di document management consente di immagazzinare migliaia di documenti in pochi megabytes di spazio e di recuperarli in pochi istanti: mediamente una fattura occupa circa 50 Kb di spazio e viene decompressa e visualizzata in meno di un secondo !

Dal momento che il motore della procedura è lo stesso di quello usato da Pegasus MultiMedia DataBase, gli archivi realizzati sono perfettamente compatibili con quest' ultimo che potrebbe essere afiancato per gestire anche tutti gli altri tipi di documenti (corrispondeza, fax, effetti, cedolini paga, spool, etc... ) sempre presenti e gestiti manualmente in ogni azienda (con notevole spreco di risorse...).

Le funzionalità principali del pacchetto sono:

• Acquisizione di documenti, immagini e fotografie da scanner.
• Acquisizione di files da disco con pieno supporto del drag&drop.
• Acquisizione di registrazioni audio da microfono o altra sorgente sonora.
• Acquisizione di dati da clipboard.
• Visualizzazione e stampa di documenti, immagini, fotografie, testi, spool.
• Riproduzione di audio e filmati.
• Compressione e decompressione in tempo reale in standard CCITTG4 e JPEG.
• Gestione di documenti multipagina.
• Archiviazione e ricerca automatica dei documenti.
• Apertura e chiusura automatica degli archivi.

Universal Document Manager è predisposto per funzionare correttamente su personal computer (processore Pentium o sup., almeno 64 Mb di RAM, scheda grafica a 256 colori o più) dotati di sistema operativo Microsoft Windows 9x/NT/2000/XP.

Universal Document Manager viene fornito con un' utility che semplifica al massimo la configurazione per il proprio programma gestionale.

E' disponibile anche una versione del programma Viewer che non consente l' inserimento di nuovi documenti, ideale in reti dove si vuole che tutti abbiano accesso ai documenti in consultazione ma non in immissione o modifica.

Contattateci per richiedere uno consulenza ed un preventivo in relazione alle vostre esigenze!